Aujourd’hui, et ce depuis la génération X, les employés de toutes entreprises sont de plus en plus exigeants quant à la façon dont leurs employeurs leurs parlent et les écoutent. Ils ont moins de temps à consacrer à la politique de bureau et exigent une forme de collaboration continue, une transparence et une rétroaction liée aux informations qu’ils font remonter. Ils travaillent différemment et ils ont besoin d’outils qui peuvent les aider à réussir dans ce nouvel environnement. La communication interne joue un rôle plus important que jamais dans l’alignement des employés sur les objectifs communs.
Voici les 10 raisons pour lesquelles vous devez porter un intérêt tout particulier à la communication interne de votre entreprise :
1. IMPLIQUER L’ENSEMBLE DE VOS ÉQUIPES
Pour qu’un nouveau plan de communication interne soit adopté et mis en œuvre avec engagement et efficacité, il est important que les principales parties prenantes soient consultées. Cela inclut bien entendu les employés eux-mêmes.
Comment veulent-ils que les communications internes fonctionnent ? De quelles informations ont-ils besoin ?
Réaliser un sondage anonyme est important pour obtenir une image aussi large que possible. En effet, sans cette consultation de vos équipes, comment envisageriez-vous d’améliorer ou de perfectionner un système alors que vous n’avez aucune idée des problèmes qui se posent ? En posant les bonnes questions et en donnant la parole à vos employés (avec une boîte à idée par exemple) vous pourrez choisir quelle stratégie de communication et quel plan d’action adopter.
2. ATTEINDRE VOS OBJECTIFS
Il est primordial pour chaque employé, de comprendre les objectifs de l’entreprise, de connaître les plans pour y arriver et d’être certains de leur rôle dans l’équation. Chacun veut se sentir valorisé, écouté et faire partie de l’équipe. C’est particulièrement vrai pour les millennials et la génération Z, qui comptent beaucoup sur la rétroaction et l’interaction. Ayant grandi à l’ère des réseaux sociaux, ils sont habitués à un flux constant de goûts, de partage et de commentaires.
Mais ne vous limitez pas à montrer aux employés les objectifs à atteindre ; vous devez aussi afficher les actions que chaque personne peut entreprendre pour contribuer. Par exemple, il est très efficace et motivant d’afficher et de partager régulièrement de l’information sur ce qu’une équipe ou une entreprise a accompli. Atteindre ensemble les objectifs fixés augmente le sentiment de travail d’équipe de progrès et la motivation du personnel !
Créez de grands objectifs qui sont SMART : Spécific, Measurable, Attaignable, Relevant, Timely, c’est à dire :
-Précis (qui, quoi, lequel, où, pourquoi)
-Mesurable (de où à où)
-Atteignable (comment)
-Pertinent (digne d’intérêt)
-Opportun (quand)
Plus vos objectifs sont clairs et que vos employés comprennent leur place pour les atteindre et plus ils seront impliqués et engagés à vos côtés ! Gardez en tête qu’aujourd’hui, une grande partie des actifs veut une carrière dans laquelle ils estiment que leur travail compte.
Un système de communication interne qui fonctionne bien peut motiver les employés à travailler à l’atteinte d’objectifs communs. En expliquant le “pourquoi”, votre entreprise peut impliquer vos équipes d’autant plus sur le”quoi”.
3. GARDER LE CONTRÔLE DU MESSAGE ET DE SON ORIGINE
Les employés ne devraient jamais être informés des nouvelles importantes de l’entreprise par une source externe. La seule façon de faire face à la vitesse actuelle de l’information externe (smartphones, web…) et même de dépasser cette vitesse et de rendre les points de vue internes facilement accessibles, non seulement en temps de crise, mais aussi dans les opérations quotidiennes !
Deux ingrédients principaux sont nécessaires pour s’assurer que l’information provient de la bonne source, qu’elle est opportune et qu’elle atteint tous les employés :
Tout d’abord, un processus d’édition bien défini, mais flexible et rapide avec une chaîne d’approbation courte de haut en bas dans la hiérarchie. La conception d’une telle structure est similaire au défi auquel les entreprises ont dû faire face il y a quelques années lorsqu’elles ont dû définir des approches stratégiques pour répondre à des tweets critiques à leur égard.
Deuxièmement, les entreprises doivent établir des canaux rapides, interactifs, fiables et qualitatif pour atteindre tous leurs employés. Rapide et interactif signifie numérique et aujourd’hui numérique signifie mobile. Comme dans bien d’autres cas, une combinaison de nouvelles procédures, compétences et technologies est nécessaire pour créer la confiance et la transparence. Cela permet aux entreprises de garder le contrôle des messages qu’elles envoient, au lieu de laisser des informations susceptibles d’être interprétées individuellement.
4. RESPONSABILISER ET SOUTENIR LES CADRES INTERMÉDIAIRES
La plupart des entreprises diffusent l’information en cascade de haut en bas à travers leurs hiérarchies. Le ruissellement de l’information entraîne souvent des retards, une rétroaction limitée et une dépendance totale à l’égard des efforts de communication individuels de chaque personne dans la chaîne.
Beaucoup de messages sont diffusés – le problème, c’est que la plupart d’entre eux n’atteignent pas les personnes qui font réellement le travail. La communication interne peut rendre cette chaîne beaucoup plus efficace.
Le fait de donner en tout temps aux cadres intermédiaires les moyens de disposer des ressources et de l’information nécessaires leur permettra d’être les meilleurs leaders et communicateurs possible pour leur personnel. Donnez-leur les outils de communications dont ils ont besoin et laissez-leur la possibilité d’élaborer et de piloter une forme de communication destinée à leurs équipes.
La communication interne est une occasion précieuse votre entreprise de mieux comprendre votre personnel et, ce faisant, de former de meilleurs gestionnaires et d’entreprendre les meilleures actions managériales.
Bien que, selon une étude récente, les millennials comptent le plus grand nombre de diplômés universitaires, nombreux sont ceux qui ne se sentent pas préparés à résoudre des conflits, à négocier et à gérer d’autres personnes. Ils croient qu’ils n’ont pas les compétences requises et qu’ils ne sont pas capables de superviser les générations plus âgées. Pour les accompagner, il est essentiel d’avoir notamment recours à de la communication digitale, à l’interactivité et construire une réelle culture d’entreprise !
5. TENIR LA PROMESSE DE LA MARQUE ET SATISFAIRE VOS CLIENTS
Vos clients attendent de votre marque qu’elle tienne ses promesses, et ce constamment !
Comment les grandes entreprises s’assurent-elles que les promesses soient tenues et que le message et les valeurs de l’entreprise soient toujours les mêmes, malgré une information distribuée par des centaines, voire des milliers de cadres intermédiaires ? Elles le font par le biais de communications internes avec des employés de première ligne (notamment des responsables de communication).
Des objectifs clairement communiqués, un personnel bien formé, informé et heureux de travailler pour votre entreprise amélioreront de manière significative la rencontre d’un client avec la marque et, cela va de soi, augmenteront les bénéfices.
L’expérience client est le secteur le plus important pour les spécialistes du marketing.
Les grandes marques se construisent de l’intérieur vers l’extérieur. Commencez par vos employés, leur satisfaction et leur confiance se refléteront directement sur vos clients !
6. GÉRER LES TEMPS DE CRISES
Une communication efficace, opportune et prudente est essentielle pour maîtriser une crise interne ou externe (bad buzz). La façon dont vos employés et les intervenants externes perçoivent un incident (négativement ou positivement) est un facteur important pour déterminer si l’incident se transforme ou non en une véritable crise. Toutefois, des recherches internes sur les communications en situation de crise ont révélé que les gestionnaires communiquent souvent beaucoup moins bien avec les employés en situation de crise.
Non seulement la communication interne peut vous aider à orienter les perceptions des gens au sujet d’une situation, mais elle favorise également la gestion des crises à court et à long terme. La gestion à court terme porte sur l’incident lui-même, tandis que les plans à long terme sont davantage axés sur la préservation de la réputation de l’entreprise et l’adoption de mesures afin d’éviter que des situations négatives ne se reproduisent. En mettant en place une structure organisationnelle, des plans et des canaux (en soit une communication de crise) avant qu’une crise ne survienne, vous permettra de gérer ces situations, peu importe la taille, la réputation ou le secteur de votre entreprise.
En temps de crise, impliquez au maximum vos employés, en en communiquant avec eux et en écoutant leurs opinions (quels que soient leurs statuts et leurs postes) afin de résoudre cette situation.
7. CRÉER UN MEILLEUR ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Un meilleur environnement de travail aidera les entreprises sur deux fronts : éviter les taux de roulement élevés et attirer de nouveaux talents.
Les taux de roulement augmentent et coûtent très cher aux entreprises. Les millennials en particulier, sont connus pour le job-hop. Beaucoup d’entre eux disent qu’ils sont prêts à changer de poste au cours des deux prochaines années. C’est maintenant à votre entreprise de les faire rester. Une bonne communication interne fournit une rétroaction constante l’engagement des employés augmente, ce qui à son tour diminue le taux de roulement et permettra à votre entreprise d’économiser de l’argent.
Que vous essayiez d’attirer des talents ou de les retenir, les employés ont besoin de connaître leurs employeurs. Un système de communication interne qui fonctionne bien et un environnement de travail ouvert donneront à votre entreprise un avantage dans le marché actuellement hautement concurrentiel.
En fin de compte, il n’y a pas de meilleure publicité pour votre marque que des employés et des clients heureux.
8. ASSURER L’UNIFORMITÉ
Pour que les employés aient confiance dans les communications internes, le message doit être cohérent en termes de ton et d’orientation. En développant un univers cohérent sur votre intranet, vos newsletters, etc., vous vous assurez de la qualité de votre communication d’entreprise. Votre image de marque déclinée sur tous supports permettra de relier le contenu et rétablir un réel marketing de communication.
Pour atteindre l’ensemble de votre auditoire, assurez-vous que vos communications abordent « l’ethos » qu’est-ce que j’y gagne ? Vous obtiendrez de meilleurs résultats et aurez un effet plus puissant si les gens savent comment faire ; écouter, considérer et ensuite avoir un débat significatif sur les questions et le dialogue soulevés dans le cadre des communications internes, va leur profiter, par exemple, en améliorant leur environnement de travail.
Un employé devrait pouvoir choisir la façon dont il s’engage dans les communications internes. Le type d’information et de message ” qu’il reçoit doit toujours être les mêmes. Les employés veulent une version unique de la vérité afin de pouvoir prendre des décisions éclairées et exprimer leur opinion ou leurs idées en toute confiance.
C’est là qu’un intranet prend tout son sens en tant que méthode de communication interne, permettant un contrôle plus facile des communications internes, en particulier dans les grandes organisations. Un bon intranet peut imposer aux auteurs un processus qui garantit que les pages sont vérifiées avant d’être poussées en direct, ce qui aide à maintenir le plan de communication interne.
9. LIMITER LES RUMEURS ET ASSURER LA TRANSPARENCE
Le bouche-à-oreille peut parfois aider les employés à interpréter une information de gestion. De plus, cela permet d’améliorer le relationnel entre les employés et elle diffuse des connaissances et des conseils qui peuvent rendre le travail plus efficace.
D’un autre côté, le bouche-à-oreille peut déformer le sens de l’information ; elle soutient les rumeurs et les malentendus ; et elle est difficile à contrôler.
Une bonne communication interne peut aider à accroître les avantages du bouche-à-oreille ou plus simplement de la communication entre employés. Elle ralentira les rumeurs en communiquant fréquemment et immédiatement. Chaque salarié pourra ainsi mieux interpréter l’information et les instructions.
Les employés accordent une grande importance à la transparence dans leurs interactions avec les différents niveaux de direction, allant jusqu’à dire qu’il s’agit du principal facteur lié à leur satisfaction au travail.
Parler aux employés ne joue plus le second rôle après les communications externes. Il s’agit d’une fonction commerciale clé (au même titre que de mettre l’accent sur l’esprit d’équipe par exemple) qui inspire et harmonise l’ensemble de votre organisation. Les professionnels de la communication interne doivent placer la barre plus haut et mettre leurs idées à l’ordre du jour du conseil d’administration.
10. AVOIR DE LA COHÉRENCE AVEC LE PLAN DE COMMUNICATION EXTERNE
Il n’y a rien de pire que de dire quelque chose en interne et de trouver un message différent présenté à l’externe, ou de constater que des informations vitales ont sauté la voie de la communication interne pour être présentées directement sur le site web de la société. Ce genre de situation érodera la confiance votre personnel, réduisant considérablement votre capacité à communiquer efficacement.
Bien que le message, le ton, l’objectif et l’auditoire de vos communications externes soient très différents de ceux de vos communications internes, il est important qu’il y ait cohérence entre les deux, en termes généraux, ils devraient s’entendre, avoir des valeurs communes et s’unifier !
Pour mieux communiquer et obtenir une image positive, ayez donc une stratégie globale (communication écrite, communication internet, affichage dynamique) et faites en sorte qu’elle soit interne et externe !
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Nous vous avons listé ici 10 raisons pour lesquelles votre communication interne est essentielle. Cependant, pour que cette communication transversale soit impactante, il faudra miser sur le graphisme et créer une réel image de marque et une identité visuelle ! Le choix des supports, la hiérarchisation de l’information, les mises en page, les couleurs, les typographies et éléments visuels choisis auront une réelle importance sur la façon dont le message sera interprété par vos employés. N’hésitez pas à demander un devis !